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Elqui 2.0

From file sharing to your mobile meeting room.

We are very pleased to announce to you a major release : Elqui 2.0.
We have worked hard this summer to completely redesign the application with three goals :

  • Improve the user experience to make it more appropriate for business meetings.
  • Improve the simplicity and elegance of the application to make it a joy to use.
  • build a new interface in which we can easily integrate new features. The first, a presentation tool, will be ready by the end of the month !

Elqui 2.0 is major step in the application’s evolution because we have evolved from a file sharing tool to a mobile meeting room !
The transformation is amazing :

evolution1

1.a & 1.b – Starting interface.

evolution2

2.a & 2.b) Main interface.

Interface

In the old version there were different interfaces for you (screenshot 1.a) and your host (screenshot 2.a). To simplify this we have merged the two interfaces (screenshot 2.b). You now see the same thing as your host !

The new interface is comprised of 5 zones :

  1. [Only visible by you] the view bar : enables you to Stop the session and to parameter the application.
  2. The file zone where you can manage all of the shared files.
  3. The business card zone : contains all your profile information. They are automatically compiled in a virtual business card that every host can download with a single click.
  4. [Only visible by you] The sessions information zone : contains the wifi name and password.
  5. The connected user zone : a new brand feature of Elqui 2.0. You can now see who is connected with and which type of device.

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Session

We have rethink the way you create a session to make it more appropriate for a meeting-like environment. You can now customize the wifi name, the wifi password and the shared folder for each of your meetings. For example you can put an explicit wifi name with your company name or you can put a more neutral one for a confidential meeting.

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File sharing

Similar to the old version, you manage your files directly from the windows file explorer. To simplify its access, Elqui automatically creates a shortcut in the file explorer.

In the old version, there was only one folder shared for each session and the files you received arrived in a different folder named « Réception ». We have improved this with two modifications :

  • Now all the files you receive arrive directly in your shared folder and not in a different folder. It’s much more practical when someone shares a file because it is immediately shared with all users and not only you. It also avoids a lot of copy/paste between the shared folder and the « Réception folder ».
  • You can choose which folder you share for each session.  If you have 4 meetings during your day, you can prepare 4 folder s« meeting 1 », « meeting 2 », … with the appropriate files. For the first meeting, you just have to create a session with the « meeting 1 » folder, then the « meeting 2 » folder for your second meeting …

If you dont’ have the time to prepare for your meeting, you can also create a new folder directly within the app to quickly start a new session with a clean directory.

capture-decran-2016-09-08-a-09-17-52

Authentication

To improve the application’s security, all of the connected users now have to identify themselves before joining your Elqui meeting. You will see their name and email in the user list as well as the type of device they are using.

Thanks to this authentification you will know who has uploaded or dowloaded which files.

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Profile & business card sharing

In Elqui 2.0 you can now enter your full contact information :

About you :

  • First name, last name & email.
  • Profile photo.
  • Job title.
  • Mobile phone number.
  • Office phone number.

About your company :

  • Address
  • Website
  • Logo

Your information is automatically formatted into a numeric business card (vcard file) so that your clients get them in a single click.

capture-decran-2016-09-08-a-09-23-35

When they download it, it opens automatically in their default contact application. Unlike a paper business card, they can’t lose it and they do not have to re-type all of the data.

And a lot more is coming …

One of our main objectives with Elqui 2.0 was to redesign the main interface to be able to easily integrate new features. The next one is a presentation tool that will be ready at the end of the month and a lot more are coming …

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La transformation progressive des entreprises vers le 3.0

Group of People and Social Media Concept

A l’heure du numérique, les entreprises ont été obligées de se transformer petit à petit. Il y a 20 ans, l’entreprise était classique. Elle bénéficiait d’un management classique où la hiérarchie était très présente, les rôles de chacun très bien définis et où l’on n’utilisait pas Internet. De par les avancées technologiques et sociales, et de par les nouveaux comportements des dernières générations (générations X et Y), les entreprises ont dû apprendre à travailler différemment. Voici que l’entreprise 2.0 était née. Il y a 10 ans et jusqu’à aujourd’hui, les entreprises 2.0 définissaient celles qui avaient pris le pas sur les nouvelles technologies en se servant d’Internet et des divers logiciels de bureau.

Mais aujourd’hui, un nouveau type d’entreprise se développe : l’entreprise 3.0 où l’utilisation des nouvelles technologies sert davantage à impliquer les employés et clients. Ces technologies visent à automatiser les processus internes à l’entreprise et à permettre un gain de temps significatif sur les différentes tâches et missions des employés. C’est une nouvelle culture d’entreprise et un nouveau mode de fonctionnement en plein essor. Cependant, les entreprises souhaitant être catégorisées en tant qu’entreprise 3.0 doivent développer une nouvelle organisation beaucoup plus souple, où chacun peut contribuer à son développement. De manière opérationnelle, il faut optimiser les outils de travail, de gestion et de communication, et en intégrer de nouveaux. Et pour les salariés, un nouveau type de management que l’on pourra catégoriser de contributif doit être mis en place.

De nouvelles valeurs appliquées à l’entreprise

office-620822_960_720Nécessairement, l’entreprise 3.0 doit avoir une hiérarchie plus souple où chacun participe au même niveau. En effet, même s’il reste des personnes dirigeantes, elles sont davantage présentes pour encadrer et coacher, plutôt que diriger. Cette hiérarchie plus souple lui permet d’être très mobile. Cela permet à chacun de mener des missions à distance (de chez soi, en rendez-vous, en déplacements) tout en restant en lien avec son équipe. Toute personne attachée à l’entreprise doit pouvoir retrouver du confort dans son travail, où qu’elle soit et à n’importe quel moment.     

De là, elle doit avoir une bonne ouverture de données, grâce aux outils collaboratifs, de partage de données. Avoir accès aux profils de ses collaborateurs, pouvoir récupérer des documents et même travailler sur ces mêmes documents directement en ligne, par exemple, sont aujourd’hui un vrai plus permettant à l’entreprise de gagner beaucoup de temps. De nombreux outils permettant l’ouverture des données sont accessibles aux entreprises aujourd’hui : les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn est le plus connu d’entre eux), les applications partagées en ligne comme Google Drive ou encore les messageries électroniques dont les plus connues sont Outlook, Windows Live Mail et Mozilla. Des outils de communication tel que Slack peuvent participer à l’ouverture des données au sein d’une entreprise.

ipad-606764_960_720C’est pourquoi la simplicité de l’utilisation de ces outils, au sein de l’entreprise et au service de l’employé, est primordiale. Avec le développement des applications sur smartphone et la simplification des outils sur ordinateurs, les logiciels se doivent d’être de plus en plus performants et de plus en plus simples afin de s’adapter à tout le monde. En effet, en entreprise, chaque personne n’est pas égale face à la technologie, et ces outils doivent être accessibles à tous. Tous les membres de l’équipe a ses qualités et idées propres. Il ne serait donc pas judicieux d’exclure des membres de l’entreprise sur le simple fait qu’ils n’arrivent pas à se servir d’un outil. L’interface utilisateur doit être conviviale pour pouvoir s’insérer dans la vie de l’entreprise, voire dans sa culture.

Enfin, l’entreprise 3.0 révolutionne la relation avec le client. Elle est totalement redéfinie puisque les clients deviennent consom’acteurs. Ils participent au futur de la marque, de l’entreprise en se faisant eux-mêmes décideurs, notamment grâce à Internet, aux avis de plus en plus importants lors de la création d’une communauté et aussi aux démarches faites par l’entreprise elle-même. Ces démarches pour aller chercher l’idée chez le client passent régulièrement par des actions de promotion des ventes (lors de jeux et concours principalement). Il s’agit de marketing interactif, qui est parfois un élément clé de la stratégie des entreprises, où elles peuvent mieux appréhender le client, cerner ses besoins, et y répondre. Elles s’adaptent de manière quasi instantanée aux demandes des clients.

Plus qu’une collaboration : une contribution


startup-594090_960_720Une entreprise est dite collaborative dès lors que des individus travaillent ensemble afin d’atteindre un objectif commun. Or, au sein d’une structure, toutes les personnes ne sont pas engagées de la même manière : en réalité, l’implication des salariés varie de manière significative en général. Moins d’un dixième des effectifs seraient engagés dans la vie de l’entreprise et l’accomplissement de celle-ci, en France. Les autres seraient désengagés et désengagés actifs. En effet, il est possible de travailler, de cocher ses tâches sur Asana par exemple, sans se soucier du bon fonctionnement et de la santé de l’entreprise. Il s’agit d’un travail purement mécanique.
Cependant, cela ne témoigne pas d’un accomplissement et d’un épanouissement de l’employé au sein de la structure.

Il nous faut donc enrichir la définition d’une entreprise dite collaborative en ajoutant qu’avant tout elle doit faire confiance à ses salariés, et les prendre en compte dans ses décisions. En retour, les salariés se sentiront de plus en plus importants et donc impliqués. De ce fait, la hiérarchie devient de plus en plus horizontale sans l’être totalement. Le manager est là pour coacher et aider, autant que pour diriger. Enfin, une entreprise collaborative est connectée et a donc sa propre communauté. Les salariés peuvent échanger facilement grâce à des outils collaboratifs dans le but de réaliser une tâche, une mission.

startup-594091_960_720Mais il faut bien distinguer que l’entreprise contributive n’est pas tout à fait une entreprise collaborative. En effet, une entreprise contributive que l’on peut nommer également 3.0 intègre tous les aspects précédemment cités mais avec un objectif différent. Là où, auparavant, les salariés agissaient ensemble pour réaliser une mission, une opération, aujourd’hui, ils agissent ensemble pour faire avancer l’entreprise. L’implication des salariés, l’optimisation des outils de communication, de travail et de collaboration leur permettent d’être force de proposition, de pouvoir prendre des décisions, de participer à la construction d’une culture d’entreprise et d’y prendre part en s’y engageant. Et non plus de réaliser seulement une mission.

L’entreprise contributive, que l’on pourrait rapprocher de l’entreprise dite « libérée » est en expansion ces dernières années. Un nouveau management, plus que participatif, doit être mis en place. Elle tend à un nouvelle culture d’entreprise où chacun est responsabilisé, où chacun n’est plus seulement acteur du développement de l’entreprise mais un réel moteur.

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