Animation de réunion
0

Réunion en entreprise : Soyez vraiment productif !

Votre temps est précieux, il est important de ne pas le gaspiller. Aujourd’hui les études révèlent qu’un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie en réunion. J’imagine que vous ne dérogez pas à la règle, que vous faites trop de réunions et que bien souvent vous doutez de leur importance… Soyez plus efficace et gagnez du temps en appliquant les conseils de base pour réussir une réunion.

 

Bien préparer sa réunion : 50% du travail

La première question à se poser pour organiser une réunion n’est pas celle que l’on croit… Le plus important n’est pas le lieu, l’heure, la thématique ou les personnes. La première question à se poser avant d’organiser une réunion est de s’interroger sur sa nécessité. En effet si une simple discussion avec deux collègues suffit pour lever un blocage, est-ce vraiment nécessaire de convoquer formellement tous ses collaborateurs en réunion ? Rappellez-vous, vous allez y passer en moyenne 16 ans alors n’hésitez pas à réduire le nombre de réunions en entreprise.

Une fois que vous êtes fixé et que vous êtes certain de réaliser une réunion de travail, il faut que vous soyez très pragmatique. Comment animer une réunion ?  De quoi allons-nous discuter et quel sera l’enjeu de la réunion ? Quel est l’objectif à atteindre ? Rien ne fait perdre plus de temps qu’une réunion mal pensée, sans fil conducteur où les personnes exposent chacune leur théorie sans vouloir travailler en équipe pour trouver des solutions précises.

Enfin, ce point découle assez naturellement du précèdent. Réussir une réunion en entreprise dépend fortement de facteurs humains. Pensez bien aux personnes que vous invitez, c’est une des clés de la réussite. L’idée principale est de sélectionner au mieux les participants pour réduire le nombre d’intervenants, éviter les conflits intrinsèquement liés à un trop grand nombre de personnes et enfin simplifier les prises de décision.  Ne prenez que vos collègues directement concernés et impliqués dans le projet qui va être discuté.

 

Les clés d’une réunion efficace

Avant toute chose, rappelez-vous de vos jeunes années et de la pression qui était sur vos épaules au moment où le professeur vous posait une question et que vous deviez répondre seul, face au reste de la classe !

Il est important de se rappeler que toutes les personnes n’ont pas la même aisance oratoire et la même facilité à communiquer en public. L’expérience de la prise de parole peut parfois être difficile. Il est donc primordial de créer un climat de confiance pour rassurer et mettre à l’aise les participants. Cela est en plus simple à mettre en pratique et passe par de petites attentions anodines : remercier les collaborateurs de leur présence, proposer un café avant de commencer, s’assurer que tout le monde dispose bien du temps prévu, etc… La conduite de réunion n’est pas une science exacte mais la relation avec son auditoire représente un point crucial.

Un bon chef d’équipe est une personne qui réussit à faire converger toutes les énergies dans un but commun. Mais comment y parvenir si cet objectif n’est pas clairement défini ? Il est donc très important de fixer en début de réunion l’objectif qui est visé. Cela permet de synchroniser tous les esprits sur une problématique commune pour avancer ensemble.

Evidement pour mener à bien votre réunion vous allez vous appuyer sur différents supports comme des documents papiers ou une présentation Powerpoint. Je vous invite à les soigner particulièrement. En effet à titre personnel vous gagnerez en crédibilité mais surtout vous allez éviter tous les désagréments engendrés par des problèmes de supports. Une grosse faute d’orthographe, des slides trop chargées, des problèmes d’animation, tous ces petits soucis vont détourner l’attention de votre auditoire et vous faire perdre en efficacité.

Attention, certains préconisent des méthodes pour s’assurer que les personnes en face de vous sont réellement attentives et concentrées, en interdisant les ordinateurs par exemple. Je pense que cette solution n’est pas la bonne. Il faut toujours partir du principe que le problème vient de vous et non des autres. Si mes collaborateurs sont tous cachés derrière leurs écrans pendant mes réunions, est-ce parce qu’ils sont tous feignants et malpolis, ou est-ce moi qui n’arrive pas suffisamment à capter leur attention… ? Les ordinateurs et tablettes sont et seront de plus en plus présents, quoi qu’on en pense, il vaut donc mieux s’en servir comme un indicateur de concentration de son public plutôt que tenter de les interdire et frustrer les personnes qui travaillent vraiment.

Lorsque vos collègues et vous êtes sur le point de répondre à une question importante ou de trancher sur un point précis, il est important de valider collectivement les décisions qui sont prises et de s’assurer de l’adhésion de chacun. Il s’agit d’une vérification essentielle pour organiser des réunions réussies. En effet si vous ne le faite pas vous vous exposez à de nombreux problèmes d’application à posteriori…

Justement, il est toujours indispensable de lister en fin de réunion les actions futures à prendre. Cela va permettre d’obtenir un plan d’action à mettre en pratique et de suivre les différentes idées qui ont été validées au cours de la réunion. De plus, comme le dit l’adage, les paroles s’envolent, les écrits restent!

 

Les suites à donner

Une des premières erreurs à ne pas commettre est de croire que le travail se termine au moment où la réunion s’arrête, lorsque tout le monde retourne à son travail. Il faut impérativement rédiger un compte rendu de réunion pendant que tout est encore chaud dans votre tête. Ce document qui doit tenir en une page aura le mérite de vous forcer à synthétiser les points clés la réunion, de dresser le bilan des actions prendre et de garder une trace écrite. Une fois ce travail effectué vous communiquez votre rapport aux différents participants.

Dernière tâche à accomplir et non des moins importantes, suivre dans le temps la bonne application des décisions qui ont été prises. En effet, quitte à passer du temps en réunion autant le rentabiliser ! Et pour cela rien de plus simple car si vous avez suivi les points précédents et que vous les avez appliqués vous disposez d’une trace écrite listant les différents actions qui ont été décidées. A vous de veiller à leur bonne exécution.

Share This:

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *